Associations

Vous représentez une association ? Retrouvez toutes les démarches à effectuer en ligne.

Demande d'accès au portail associatif

Effectuez votre demande en ligne...

Foire aux questions

Pour se connecter au portail associatif, vous devez être le représentant d'une association ayant son siège social sur le territoire de l'Agglomération Châteauroux Métropole.

Si vous avez déjà effectué des demandes de subventions avant 2018, auprès d'un service de la Ville de Châteauroux, vous avez dû recevoir votre identifiant et votre mot de passe par courrier à l'adresse postale du siège social de votre association.

Dans le cas contraire, vous pouvez en faire la demande en remplissant le formulaire en ligne.

Une fois connecté, le menu ci-dessous s'affichera :

  • Le menu "Mise à jour de votre organisme et de vos contacts" permet d'accéder à l'ensemble des informations liées à votre association.
  • Le menu "Mise à jour de votre dossier de subvention" permet de faire des demandes, de suivre leur progression et d'accéder à leur historique.
  • Le menu "Gestion de vos documents" permet d'accéder à l'espace de stockage de tous vos documents utilisées lors de vos demandes.

En déployant les menus, vous accéderez à des sous-menus :

  1. Vous pourrez modifier le logo et l'objet de votre association, saisir le siège social ainsi que vos agréments si vous en possédez.
  2. Ce sous-menu permet de gérer les contacts de l'association (membres du bureau par exemple). Vous pouvez également y indiquer le nom de la personne qui sera le contact privilégié des administrés sur l'annuaire des associations.
  3. Vous préciserez, dans ce sous-menu, les activités, les horaires et lieux ainsi qu'une présentation de l'association. Ces informations seront présentes dans l'annuaire des associations si vous souhaitez y figurer.
  4. Ce sous-menu permet de faire une demande de subvention de fonctionnement, de subvention exceptionnelle ou de fond sportif.
  5. Vous pourrez visualiser ou poursuivre la saisie d'une demande en cours. Il est également possible de modifier une demande tant que celle-ci n'est pas prise en charge par le service gestionnaire.
  6. Page d'aide à la saisie d'une demande de subvention.
  7. Ce sous-menu permet de visualiser et de supprimer les documents que vous avez téléchargé dans votre banque documentaire.
  8. Vous pourrez ajouter des documents dans votre banque documentaire.
  9. Page d'aide à la gestion de votre banque documentaire.

Le portail associatif est le point d'entrée principal pour la mise à jour de vos données administratives et associatives. Ces données alimenteront ensuite automatiquement le logiciel métier utilisé par les services de la Ville.

Le schéma ci-dessous présente la circulation des données entre le portail associatif, le logiciel métier de la Ville et l'annuaire des associations :

En page d'accueil, vous pouvez accéder à la gestion de vos documents. Vous pouvez ainsi préparer à l'avance tous les documents nécessaires dans le cadre de vos demandes de subventions.

  1. Ce sous-menu permet de visualiser et supprimer l'ensemble des documents que vous aurez téléchargés dans votre banque documentaire ou qui auront été déposés par le service instructeur.
  2. Vous pouvez ajouter des documents dans votre banque documentaire.
  3. Lien pour accéder à ce document.

En cliquant sur le lien "Liste des documents", vous obtenez l'écran ci-dessous :

  1. Ensemble des documents que vous aurez déposés sur le portail associatif.
  2. Liste des documents déposés par le service et qui sont à votre dispostion.
  3. Cette icône vous permet de rafraichir l'affichage de la liste des documents.
  4. Cette icône vous permet d'ajouter un ou plusieurs documents.

Lorsque vous souhaitez ajouter un ou plusieurs fichiers, vous devez utiliser la petite fenêtre ci-dessous :

  1. Parcourir votre disque dur pour ajouter un ou plusieurs fichiers.
  2. Si vous souhaitez supprimer un fichier présent dans la liste des documents à joindre, sélectionnez-le et cliquez sur "supprimer".
  3. Ce bouton vous permet d'abandonner l'ajout de document même si vous en avez en attente.
  4. Valider vos documents à joindre.

La réservation de salle se fait en deux étapes :

  • vous devez tout d'abord effecturer une pré-réservation sur le portail de la Ville de Châteauroux.
  • Vous devrez ensuite confirmer votre réservation via un formulaire en ligne. Le lien de celui-ci vous sera envoyé une fois votre pré-réservation validée par nos services.

Vous pourrez suivre toute la démarche grâce à l'envoi de courriel. Le paiement sera fera ensuite en ligne ou au guichet.

Pourquoi pré-réserver ?

Le site vous permet d'accéder à l'ensemble des salles qui peuvent être réservées selon différents critères :

  • le type d'évènement,
  • le nombre de personnes attrendues,
  • ou encore les disponibilités selon le planning de réservation.

L'interface vous proposera les salles adaptées à votre évènement et vous indiquera si celle-ci est disponible aux dates souhaitées. Attention, la disponibilité de la salle ne vous garantit pas une réponse positive. Elle vous permet de ne pas faire une demande sur un créneau déjà réservé.

La fiche d'une salle

Pour chaque salle, vous avez accès à une description et des photos pour faciliter votre décision.Vous pourrez aussi accéder à un planning de disponibilité sur une semaine selon les dates que vous aurez sélectionnées en amont.

Procédure de pré-réservation

  1. Connectez-vous au portail associatif.
  1. Saisie des identifiants de connexion "Association".
  2. Accès au formulaire pour récupérer ses identifiants.
  3. Foire aux questions.

Si vous n'avez pas de compte, vous devrez cliquer sur "Formulaire de création de compte".

Une fois connecté, vous pouvez :

  1. ajouter une nouvelle demande,
  2. visualiser vos demandes en cours,
  3. et accéder aux informations pratiques.

Pour une nouvelle demande, il faut donc cliquer sur "Ajouter une demande de réservation".

Il vous suffit de remplir tous les champs en suivant l'ordre de saisie proposé par l'interface. La liste des salles apparaîtra lorsque vous aurez précisé le type d'événement que vous souhaitez organiser.

Attention : Il est important de vérifier, dans la description de la salle, la capacité maximum de celle-ci avant de la sélectionner. En effet, l'interface contrôle la cohérence entre le champ "Nombre de participants" que vous aurez renseigné et la capacité de la salle au moment de la validation de votre pré-réservation.

La copie d'écran ci-dessous fait un focus sur les options qui vous permettent de choisir votre salle :

  1. "L'oeil" permet de visualiser les photos et la fiche descriptive.
  2. L'agenda permet de connaître les disponibilités de la salle (il faut, au préalable, renseigner les dates de réservations souhaitées).
  3. Cliquez sur "sélectionner" si vous souhaitez choisir cette salle.

Exemple de fiche d'une salle

Exemple d'une fiche avec les disponibilités d'une salle

  1. Rappel de la semaine sélectionnée.
  2. Horaires libres donc réservables.
  3. Créneaux déjà réservés.

Valider votre demande lorsque votre choix est définitif

  1. Cliquez sur "Sélectionner".
  2. Cochez la case d'avertissement.
  3. Validez votre demande en cliquant sur l'icône vert de confirmation.

Une dernière fenêtre récapitule tous les éléments de votre demande et vous permet si besoin de compléter vos informations personnelles :

  1. Confirmation des éléments de votre pré-réservation.
  2. Envoi de votre demande au service Location de salles.

Organisation d'événements sportifs

Si vous êtes organisateur de manifestations sportives, vous devez dorénavant vous adresser à :

  • les services de la Préfecture dès lors que le parcours de vos manifestations emprunte le territoire de plusieurs communes,
  • et les services de la Ville de Châteauroux si le parcours est uniquement sur Châteauroux.