Comment réserver une salle pour une association ?

Toute réservation de salle se fait en deux étapes principales :

• D'abord vous devez faire une pré réservation qui se fait sur le portail de réservation de la Ville de Châteauroux
• Puis, la confirmation de la réservation via un formulaire en ligne

Entre les deux étapes, le service des locations de salles doit confirmer votre pré réservation et vous envoyer un lien vers le formulaire.

Ce formulaire vous permettra de suivre toute la démarche par l'envoi de mail, l'envoi de votre contrat et pour finir le paiement en ligne ou au guichet de votre réservation.

Le portail associatif

Adresse du site : https://associations.chateauroux-metropole.fr

Pourquoi pré réserver ?

Le site vous permet d'accéder à l'ensemble des salles qui peuvent être réservées selon différents critères :

• Le types d'évènement
• Le nombre de personnes attrendues
• Les disponibilités selon le planning de réservation

L'interface vous proposera les salles adaptées à votre évènement et vous indiquera si celle-ci est disponible aux dates souhaitées. (la disponibilité de la salle ne vous garantie pas une réponse positive, elle vous permet de ne pas faire une demande sur un créneau déjà réservé)

La fiche d'une salle

Pour chaque salle, vous aurez accès à une description pour faciliter votre décision. Il y aura des photos. Vous pourrez aussi accéder à un planning de disponibilité sur une semaine selon les dates que vous aurez sélectionnées en amont.

Procédure de pré réservation

Se connecter au site : https://associations.chateauroux-metropole.fr

1. Saisie des identifiants de connexion "Association"
2. Accès au formulaire pour récupérer ses identifiants
3. Foire aux Questions

Si vous n'avez pas de compte, vous devrez cliquer sur "Formulaire de création de compte".

Une fois connecté, vous pouvez :

• Soit ajouter une nouvelle demande
• Soit visualiser vos demandes en cours
• Soit accéder à des informations pratiques

Pour une nouvelle demande, il faut donc cliquer sur "Ajouter une demande de réservation"

Il vous suffit de remplir tous les champs en suivant l'ordre de saisie proposé par l'interface. La liste des salles apparaîtra lorsque vous aurez précisé le type d'évènement que vous souhaitez organiser.

Attention : Il est important de vérifier, dans la description de la salle, la capacité maximum de la salle avant de la sélectionner. En effet, l'interface contrôle la cohérence entre le champ "Nombre de participants", que vous aurez renseigné, et la capacité de la salle au moment de la validation de votre pré réservation.

La copie d'écran ci-dessous fait un focus sur les options qui vous permettent de choisir votre salle :

1. "L'oeil" permet de visualiser les photos et la fiche descriptive,
2. L'agenda permet de connaître les disponibilités de la salle (il faut, au préalable, renseigner les dates de réservations souhaitées),
3. Cliquez sur "sélectionner" si vous souhaitez choisir cette salle

Exemple d'une fiche d'une salle :

Exemple d'une fiche avec les disponibilités d'une salle :

1. Rappel de la semaine sélectionnée
2. Horaires libres donc réservables
3. Créneaux déjà réservés
   
    

Quand votre choix sera définitif :

1. Cliquez sur "Sélectionner"
2. Cochez la case d'avertissement
3. Validez votre demande en cliquant sur l'icône vert de confirmation
   
    

Une dernière fenêtre récapitule tous les éléments de votre demande mais également de compléter vos informations personnelles :

1. Confirmation des éléments de votre pré réservation
2. Envoi de votre demande au service Location de salles